FAQs/Wichtige Themen

Allgemein

Muss ich irgendwelche Reisemittel vor Ort bezahlen?

In der Regel übernimmt der Reiseservice Bayern für Sie die Bezahlung und Abrechnung Ihrer bestellten Reisemittel.

Kann ich für meine Kollegen bzw. Kolleginnen Bahnfahrkarten oder Hotels mitbestellen?

Leider nein. Mit Ihrer Bestellung beantragen Sie Leistungen nach dem Bayerischen Reisekostenrecht, für die ein individueller Antrag notwendig ist (entsprechend Ihrer Reisekostenabrechnung). Sie können aber gerne Wünsche bezüglich Ihrer Mitreisenden in der Bestellung angeben, damit der Reiseservice Sie z.B. gemeinsam in einem Hotel unterbringt oder ein gemeinsames Zugticket beschafft.

Genügt bei meiner dienstlichen Telefonnummer die Vorgabe der Nebenstelle?

Bitte geben Sie immer Ihre vollständige Telefonnummer an. Die Mitarbeiter im Reiseservice Bayern können Sie leider nicht zurückrufen, falls Sie nur Ihre Nebenstelle angeben.

Was muss ich bereits bei der Genehmigung beachten, wenn ich die Reisemittel beim Reiseservice Bayern bestellen will?

Sie müssen in der Genehmigung bei der Auswahl der Verkehrsmittel immer "...von Dst. bezahlt" auswählen. Bei der Übernachtung klicken Sie bitte das Feld "Übernachtung von Dienststelle/Reiseservice bezahlt" an.

Kann ich meine Reisebestellung ändern oder stornieren?

In BayRMS können Sie Ihre Bestellungen je nach Bearbeitungsstatus einfach ändern oder stornieren. Sie müssen lediglich Ihre Bestellung aus der Liste "meine Bestellungen" aufrufen und ändern oder stornieren.

Muss ich das Frühstück bereits im Genehmigungsantrag angeben?

Bei der Genehmigung müssen Sie im Menüpunkt "Daten 3" im Feld "unentgeltliche Verpflegung" bei "Zwischentage" und "letzter Tag" das Feld "FR" (steht für Frühstück) anklicken. Dies ist sowohl für die Reisemittelbestellung als auch für die Reisekostenabrechnung wichtig.

Kann ich den Reiseservice persönlich kontaktieren?

Natürlich, dafür sind wir ja da. Für alle Fragen rund um Ihre Reisemittelbestellung nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf.

Bahnfahrkarte

Wie lange kann ich meine Bahnfahrkarte stornieren?

Wir stornieren bis zu 9 Tage nach dem ersten Geltungstag.

Wie bestelle ich eine BahnCard Business?

Der Reiseservice Bayern beschafft zwar die BahnCard, für die Genehmigung Ihrer BahnCard bleibt aber weiterhin Ihre Dienststelle zuständig. Wenden Sie sich daher an Ihre Geschäftsstelle oder örtliche Reisestelle. Diese wird für Sie auch die Bestellung beim Reiseservice Bayern durchführen.

Wie gehe ich mit meinen Bonuspunkten um?

Dienstliche erworbene Bonuspunkte dürfen Sie nur für dienstliche Zwecke verwenden. Der Reiseservice Bayern hat keinen Zugriff auf Ihr persönliches Bahn-Bonuspunkte Konto. Aus diesem Grunde können nur Sie persönlich Ihre Bonuspunkte für dienstliche Zwecke (z.B. Upgrade, Freifahrkarte) einlösen.

Was mache ich mit Gutschriften, die ich wegen Zugverspätungen erhalten habe?

Gemäß dem Bayerischen Reisekostengesetz stehen diese dem Dienstherrn zu. Bitte übermitteln Sie daher diese an den Reiseservice Bayern.

Warum muss ich bei der Bahnbestellung die Abfahrts- bzw. Ankunftszeit angeben?

Der Reiseservice Bayern prüft, ob es kostengünstige Fahrkarten wie z.B. das Bayernticket gibt. Da dieses aber nur für ein bestimmtes Zeitfenster gilt, benötigt der Reiseservice Bayern Ihre Angaben.

Bin ich mit der Angabe der Abfahrts- bzw. Ankunftszeit an eine bestimmte Zugverbindung gebunden?

In der Regel nicht. Der Reiseservice Bayern bucht eine bestimmte Zugbindung nur auf Ihren eigenen Wunsch, um Sonderrabatte der Bahn wie den "Sparpreis" auszunutzen. Dies können Sie bei Ihrer Bestellung im Feld "Sparpreis" angeben.

Kann ich gesonderte Angaben zur Hin- oder Rückreise machen?

Im Bestellantrag BayRMS ist die Hin- und Rückfahrt gesondert ausgewiesen. Somit können Sie individuelle Wünsche zur Hin- und Rückreise angeben.

Ich benötige als Schwerbehinderter Hilfeleistungen am Bahnhof. Wer kümmert sich darum?

Der Reiseservice Bayern kümmert sich darum. Die erforderlichen Angaben bzw. Wünsche können Sie gerne in Ihrem Bestellantrag angeben oder setzen Sie sich am besten mit dem Reiseservice Bayern direkt in Verbindung.

Kann ich bei meiner Sitzplatzreservierung meine Mitfahrer berücksichtigen?

Die Bestellung der Sitzplatzreservierung muss von jedem Reisenden individuell beantragt werden. Sie können jedoch Ihre Kolleginnen und Kollegen im Feld "Mitfahrer" mit Vor- und Nachname angeben sowie den Hinweis der Sitzplatzreservierung im Feld "Bemerkungen". Der Reiseservice wird soweit möglich dies bei der Sitzplatzreservierung berücksichtigen.

Hotel

Wo finde ich für meine Dienstreise geeignete Hotels?

Rufen Sie einfach das Hotelportal Freistaat Bayern auf. Darin finden Sie unter anderem auch alle Hotels, mit denen ein Rahmenvertrag mit dem Freistaat Bayern abgeschlossen wurde. Ihr Wunschhotel können Sie dann bei Ihrer Reisemittelbestellung in BayRMS angeben.

Muss ich das Frühstück bereits im Genehmigungsantrag angeben?

Bei der Genehmigung müssen Sie im Menüpunkt "Daten 3" im Feld "unentgeltliche Verpflegung" bei "Zwischentage" und "letzter Tag" das Feld "FR" (= Frühstück) anklicken. Dies ist für die Reisemittelbestellung und Reisekostenabrechnung wichtig.

Wie kann ich während meiner Dienstreise den Hotelaufenthalt verlängern?

Innerhalb unserer Servicezeiten nehmen Sie bitte umgehend telefonisch oder per E-Mail Kontakt zum Reiseservice Bayern auf. Dieser kümmert sich um die Buchung und Zahlung der zusätzlichen Übernachtung(en).

Außerhalb der Servicezeiten haben Sie folgende Möglichkeiten:

  • Sie haben für die Hotelbuchung eine Buchungsbestätigung von HRS erhalten? Nehmen Sie Kontakt mit dem HRS-Kundenservice auf, dieser kann die Verlängerung mit den Konditionen des RSB vornehmen. Für den Verlängerungszeitraum muss die Bezahlung allerdings vor Ort selbst übernommen werden. Die Nummer finden Sie auf Ihrer Buchungsbestätigung oder unter
  • Ihr Hotel wurde per Kostenübernahmeerklärung gebucht. In diesem Fall müssen Sie die Hotelverlängerung und Bezahlung selbst übernehmen.

Die entstandenen Kosten können Sie anschließend in Ihrer Reisekostenabrechnung geltend machen. Bitte geben Sie im Erstattungsantrag an, dass es sich um eine ungeplante und notwendige Verlängerung der Reise handelte und daher die Kosten nicht vom Reiseservice übernommen werden konnten.

Ich will ein Hotel buchen, für das eigene vergünstigte Kontingente zur Verfügung stehen?

Der Reiseservice Bayern bucht auch diese Hotels. Bitte geben Sie alle Angaben zu dem Kontingent (z.B. Stichwort oder Kennwort) in Ihrer Bestellung unter "Bemerkungen" an.

Kann ich für meine private Begleitung das Hotel mitbestellen?

Der Reiseservice Bayern kann auf Wunsch des Dienstreisenden für private Begleitung ein Doppelzimmer buchen. Da die Hotels bei der Abrechnung mit dem Reiseservice die Kosten leider nicht aufteilen können, müssen Sie die Bezahlung vor Ort übernehmen. Sie können die entstandenen anteiligen dienstlichen Kosten anschließend in Ihrer Reisekostenabrechnung geltend machen.

Was mache ich, wenn ich erst nach 18:00 Uhr anreise?

Sie können Ihre geschätzte Ankunftszeit in Ihrer Bestellung Hotel im Feld "Uhrzeit" angeben. Dies wird bei der Hotelbuchung berücksichtigt. Ohne Angabe der Uhrzeit in Ihrer Bestellung stehen die Zimmer in der Regel nur bis 18:00 Uhr zur Verfügung. Sie können bei unerwarteten Verspätungen auch direkt mit dem Hotel Kontakt aufnehmen.

Können Sie für mich Hotelkontingente reservieren?

Nennen Sie uns die Anzahl der Zimmer, Ihr maximales Budget und die benötigte Technik bzw. Raumwünsche (Größe, Bestuhlung, Ausstattung). Gerne holen wir für Sie ein passendes Angebot ein (auch als Abrufkontingent möglich). Setzen Sie sich mit uns in Verbindung!

Mietwagen

Welche Mietwagenanbieter stehen zur Verfügung?

Unsere Vermieter sind renommierte Anbieter mit Rahmenverträgen mit dem Freistaat Bayern.

Welche Mietwagenklassen und Extraausstattungen kann ich bestellen?

Das kommt auf die Vereinbarung mit Ihrer Dienststelle an. Fragen Sie daher beim Reiseservice Bayern an oder direkt bei Ihrer örtlichen Reiseservicestelle bzw. Geschäftsstelle.

In der Regel wird die Mietwagenklasse "CXMR" (Kompaktwagenklasse, Navi, Handschaltung, Kraftstoff nicht spezifiziert, Klima) gebucht.

Flug

Wie kann ich meine Bonusmeilen sammeln?

Sammeln Sie Bonusmeilen (z.B. Miles and More), können Sie die entsprechenden Angaben in der Bestellung im Bemerkungsfeld eintragen. Der Reiseservice Bayern berücksichtigt dies bei der Ticketbestellung.

Wie gehe ich mit meinen Bonusmeilen um?

Dienstlich erworbene Bonusmeilen dürfen Sie nur für dienstliche Zwecke verwenden. Der Reiseservice Bayern hat aber keinen Zugriff auf Ihr persönliches Meilenkonto. Aus diesem Grunde können nur Sie persönlich Ihre Bonusmeilen für dienstliche Zwecke (z.B. Upgrade Business, Freiticket) einlösen.